总务工作是一个学校的后勤保障,要随时和各处室、教研组、学生、党政工团队等各个部门打交道,事关学校的总体工作。总务工作必须与时俱进,改革创新。
一、创新管理理念:有全局观念和全局意识,主动加强沟通交流
只有全面了解学校工作的方方面面,才能对本部门的工作有一个更加清晰的认识,才能更好地开展工作。有全局观念和全局意识,可以避免盲目性和片面性,加强沟通交流是做好工作的重要基础。总务工作虽属于一个部门,其实牵一发而动全身,需要学校各个部门的共同配合才能做好,需要良好的沟通,增进团结与理解。同时对经常要打交道的上级主管部门和社会方方面面部门来说,也要及时主动了解信息,吃透上级精神。
二、创新工作方式:提倡规范化
没有规范化管理,总务工作就会形成无序性、随意性,就会造成混乱,不能维护正常的教学秩序,无法给学校工作做好后勤保障。实行规范化管理在理论和实践中都证明是极为重要的。
首先,总务工作需要高度分工与协作,只有进行规范化管理,才能把总务处各项工作的负责人员的思想统一起来,形成合力。其次,实行规范化管理是变人治为法治的必然选择。每个职工都有干好本职工作的愿望,但在没有“干好”的标准的情况下,往往凭领导者的主观印象进行考核和奖惩,难免出现在管理中时紧时松、时宽时严的现象,并很容易挫伤员工的积极性。按照统一的规范进行严格管理,人和人之间可以公正比较、平等竞争。再次,实行规范化管理是提高员工总体素质的客观要求。规范使员工明确学校对自己的要求,有了努力的标准,必然能逐步提高自己的素质;员工还可以对照规范进行自我管理。因为规范是在系统原则下设计出来的,管理人员依据规范进行管理,也能提高立足本职、纵观全局的管理水平。最后,总务工作的工作对象既有人又有物,只有规范化管理,才能让一切井然有序。例如:进一步规范、完善日常管理、维修制度。制定水电管理、综合修缮部职员工作职责。制定教学日常维修申报表、维修派工表等。这一切看似小事,却能够保障在有状况发生时迅速处理,不产生拖拉扯皮现象。
三、创新个人成长环境:鼓励学习,支持个性化发展
在这个与时俱进的时代里,工作的创新来自于人的思想创新,人的思想创新则来自及时更新知识,因此学习是一切创新的基础。
总务工作由于头绪多,事物杂,就要求总务工作人员必须是多面手,在每一面还必须是能手,如果只满足于以往的经验,用老办法应对新问题,必定会处处掣肘。因此,校舍维修人员要有电脑维修、空调维修、印刷机械维修等知识;食堂工作人员也不能仅仅满足于会炒菜,还要学会使用蒸饭机械、榨汁机械、豆浆机械等等;财务工作人员也要学会电脑制表,网上传送文件;总务管理人员也要精通无纸化办公,管理艺术和规范;就连普通的卫生工作人员也要学会使用新的工具和药品。
只有每个人得到长足发展,整个总务工作才有创新的潜力和动力。
四、应对突发事件的方式创新:增强对突发事件的预案工作
总务工作的特色之一就是突发事件多,可能正上课时电闸跳闸,可能老师办公室的暖气管突然破裂,可能周末哪个水管断裂使几间专用教室被淹,可能哪种办公用品忽然使用量上升导致领发断档,这些都是在计划安排以外难以预测发生时间和程度的事情,却随时可能发生。不仅如此,由于总务工作与社会各界、主管各部门工作的千丝万缕的联系,更有难以预测的形形色色的事件会突然发生。
对突发事件虽然无法预测,但还是可以通过制定详尽预案落实到责任人的方法加以预防。例如可将突发事件预先归类:安全方面,包括人身安全、财物安全等等,迎检方面,包括常规检查和突击检查等等,日常维修,包括学校桌椅、电暖等等,每件事专人负责,定下规章制度,悬挂公示,定期对这些临时性计划进行修改和对责任人进行培训,以防万一。
任何疏忽大意,都可能对学校的财产造成损失,在工作中总务处的成员应树立安全意识,避免事发后紧张,必须事发前准备,杜绝事故的发生。